Como montar o orçamento anual no TOTVS RM, passo a passo

1. Desenhe a estrutura antes de abrir o RM

O orçamento do RM é uma combinação de centro de custo, natureza orçamentária, grupo orçamentário e período. Antes de cadastrar qualquer coisa, defina no papel quais centros de custo vão orçar, quais naturezas cada um pode usar e se o orçamento será agrupado por filial ou unidade.

Essa decisão define o tamanho do trabalho: dez centros de custo com vinte naturezas cada já são duzentas linhas, cada uma com doze meses. Estrutura enxuta é orçamento que fica pronto no prazo.

2. Crie o período orçamentário e os itens

O período (TPERIODOORCAMENTO) é o intervalo que o orçamento cobre, normalmente o ano. Ele é dividido em itens (TITMPERIODOORCAMENTO), as fatias de tempo em que os valores são lançados. Para acompanhar o orçado × realizado mês a mês, use itens mensais.

Crie o período com todos os itens de uma vez. Um período sem itens não recebe valores, e itens faltando viram meses sem orçamento no acompanhamento.

3. Vincule as naturezas a cada centro de custo

O RM permite definir quais naturezas cada centro de custo pode usar (TTBORCAMENTOCCUSTO). Faça esse vínculo antes da coleta: ele impede que a área lance despesa numa natureza que não é dela e deixa a planilha de cada gestor mais curta e mais fácil de preencher.

4. Confira as permissões de quem vai ver e lançar

O vínculo entre usuários e centros de custo (TUSUARIOCCUSTO) é o que define quem enxerga o orçamento de quê. Revise esse cadastro com a TI antes de começar. O erro mais comum é o próprio usuário de integração ou de carga não estar vinculado a todos os centros de custo, e a gravação falhar só para alguns deles, já no fim do processo.

5. Colete os valores com as áreas

A coleta raramente acontece dentro do RM: cada área precisa de um lugar para lançar, justificar e corrigir, sem acesso ao orçamento das outras. Seja numa planilha por área, seja numa ferramenta própria, entregue a cada gestor só as suas linhas, já com as naturezas permitidas e os doze meses.

Peça justificativa nas linhas relevantes. É ela que permite ao financeiro e à direção cortar com critério em vez de cortar por igual.

6. Aprove em etapas, fora do RM

Gestor, financeiro e direção aprovam em momentos diferentes. Mantenha essa aprovação com histórico: quem aprovou, quem devolveu e por quê. O RM guarda o valor atual de cada item, não as rodadas de negociação; por isso a trilha da aprovação precisa ficar registrada no processo de montagem.

7. Carregue o aprovado no RM

Com o orçamento aprovado, os valores vão para o TITMORCAMENTO, um registro por combinação e item do período. Alguns cuidados evitam a maior parte dos problemas:

• Envie todos os meses de cada combinação, inclusive os zerados
• Zere no RM as combinações que saíram do orçamento, em vez de apenas ignorá-las
• Confira o separador decimal exigido pela importação: vírgula e ponto trocados multiplicam valores
• Grave com um usuário vinculado a todos os centros de custo envolvidos
• Envie em lotes e guarde o registro do que foi enviado, com data e usuário

8. Confira os totais e comunique

Depois da carga, confira o total orçado no RM por centro de custo e por tipo de natureza contra o total aprovado. Receita e despesa conferidas separadamente: somadas, uma esconde a diferença da outra.

Só então comunique às áreas que o orçamento está vigente e a partir de quando o realizado passa a ser acompanhado.

Onde o Orçamentum entra

O Orçamentum cobre os passos 5 a 8: lê do RM os centros de custo, naturezas, períodos e permissões, organiza a digitação e a aprovação em etapas e envia o aprovado ao RM em lotes, com o login de quem envia. O Orçamentum é da Taufner Tecnologia e se integra ao RM pelos serviços do próprio RM; TOTVS e RM são marcas da TOTVS S.A.