Período orçamentário no TOTVS RM: abertura, revisão e fechamento

Período e itens do período

O período orçamentário fica em TPERIODOORCAMENTO e cobre, na maioria das empresas, o ano civil ou o ano letivo. Ele é dividido em itens (TITMPERIODOORCAMENTO): as fatias em que os valores são de fato lançados. Com itens mensais, cada linha do orçamento tem doze valores.

O valor de cada linha em cada item fica no TITMORCAMENTO. Por isso, um item que não existe no período é um mês que não pode receber orçado nem realizado.

Escolha a periodicidade com o acompanhamento em mente

A periodicidade dos itens define o nível de detalhe possível no orçado × realizado. Alguns critérios práticos:

• Itens mensais permitem acompanhar e cobrar mês a mês, e são a escolha mais comum
• Itens trimestrais reduzem o trabalho de digitação, mas escondem a sazonalidade
• Use uma só periodicidade por período, para que todas as linhas sejam comparáveis
• Garanta que o intervalo do período feche itens inteiros, sem um mês pela metade

Abertura do ano

Crie o período do ano seguinte antes de começar a coleta com as áreas, com todos os itens. Quando a criação é feita por integração, o período deve ir junto com os seus itens: o cabeçalho sozinho não serve para nada.

Combine com a TI um padrão de nome e de código para os períodos, como “Orçamento 2027”. Parece detalhe, mas é o que evita lançar valores no período de teste ou no do ano errado.

Revisão no meio do ano

O RM guarda o valor atual de cada item, não as versões anteriores. Quando a empresa revisa o orçamento em junho, por exemplo, gravar os novos valores por cima apaga a referência do orçamento original, que muitas vezes é justamente o que a direção quer comparar.

Há dois caminhos comuns. O primeiro é manter as versões fora do RM, com data e motivo, e enviar ao RM só a versão vigente. O segundo, para mudanças pontuais entre áreas ou meses, é usar o remanejamento, que registra a transferência e preserva o orçado original da linha.

Meses que já passaram

Ao revisar, decida antes o que fazer com os meses encerrados. A prática mais segura é não mexer no orçado de meses já realizados e concentrar a revisão nos meses futuros. Alterar o passado faz o orçado × realizado parecer melhor do que foi e tira a credibilidade do acompanhamento.

Fechamento do período

• Confira se todo o realizado do ano foi classificado com centro de custo e natureza
• Registre o resultado final por centro de custo: orçado, remanejado e realizado
• Liste os maiores desvios com a explicação da área, para usar no próximo orçamento
• Só então crie o período do ano seguinte com base na estrutura revisada

Ciclos e versões no Orçamentum

No Orçamentum, cada período do RM ganha ciclos e versões: o orçamento original e cada revisão ficam guardados, com a comparação entre eles, e ao RM vai só a versão aprovada. O Orçamentum é da Taufner Tecnologia e se integra ao RM pelos serviços do próprio RM; TOTVS e RM são marcas da TOTVS S.A.